Делопроизводитель вакансии Новосиль

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ведение трудовых книжек, готовит внутренние документы, готвит их для сдачи в архив, учет и регистрация исполнения поручений

• Прием, предварительное рассмотрение, регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• Оформление почтовой корреспонденции, отправка и получение почтовых отправлений;
• Организация хранения документов;
• Подготовка документов к сдаче в архив;
• Подготовка справочных материалов и отчетов.

Основные задачи и направления деятельности делопроизводителя:

• ведение документооборота;
• организация работы по учету, хранению и передаче документов;
• контроль сохранности и защиты документов.

 Должностные обязанности

• вести учет, проверять, регистрировать и распределять входящую и исходящую документацию;
• вести картотеку документов, контролировать их исполнение, выдавать справки по необходимым документам;
• отправлять исполненную документацию по адресатам;
• вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива;
• вести электронную базу документов и составлять картотеки;
• подготавливать и сдавать в архив документы, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных и составлять описи дел, передаваемых в архив;
• контролировать сохранность проходящей служебной документации

• Работа в системе 1С Документооборот, заведение договоров, спецификаций, дополнительных соглашений в программу, загрузка сканов документов, работа с документами контрагентов, заполнение форм договоров.

• Ведение делопроизводства юридического отдела.

• Обеспечение учета и хранения документов общества.

• Контроль сбора оригиналов ключевых договоров Общества от внешних контрагентов и подразделений Общества.

• Обеспечение конфиденциальности документов и данных.

• Получение и отправка корреспонденции подразделения.

• Организация встреч, совещаний и телефонных переговоров. Планирование всех текущих мероприятий в соответствии с календарем и поручениями Руководителя

• Выполнение поручений и отслеживание статуса исполнения поставленных Руководителем задач

• Организация и осуществление контроля подготовки, оформления и сопровождения внутренней документации учреждения на всех этапах, согласно правилам и стандартам;

• Строгий учёт отправленной и принятой корреспонденции.

Ведение и учет служебной документации, регестрация входящих-исходящих документов.

В рамках трудовой функции организация работы с документами:

1) осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;

2) осуществляет предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;

3) осуществляет подготовку входящих документов для рассмотрения руководителем;

4) производит регистрацию входящих документов;

5) осуществляет организацию доставки документов исполнителям;

6) выполняет ведение базы данных документов организации;

7) выполняет ведение информационно-справочной работы;

8) производит обработку и отправку исходящих документов;

9) организацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

10) осуществляет контроль исполнения документов в организации;

В рамках трудовой функции организация текущего хранения документов:

1) осуществляет разработку номенклатуры дел организации;

2) проводит проверку правильности оформления документов и производит отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;

3) осуществляет формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;

4) производит формирование дел;

5) выполняет контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела;

2.3.  В рамках трудовой функции организация обработки дел для последующего хранения:

1) проводит проверку сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

2) составляет внутреннюю опись дел для особо ценных документов;

3) производит оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;

4) производит оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;

5) составляет опись дел постоянного, долговременного сроков хранения;

6) осуществляет передачу дел в архив организации.

• прием и распределение звонков, ведение делопроизводства и архивного делопроизводства;
• подготовка, отправка и прием корреспонденции;
• ведение кадрового делопроизводства, воинского учета;
• заключение и сопровождение договоров на обучение сотрудников, на услуги по предпочтовой подготовке и отправке корреспонденции.

Ведение делопроизводства ДОУ 

Ведение делопроизводства.

ведение делопроизводства организации