Ведет документацию по контингенту в полном объеме (личные дела, приказы на зачисление, отчисление, договоры на обучение, иные). Выдача справок обучающимся. Работа с военкоматом. Сдпча отчетности по иностранным гражданам. сдача статистической отчетности.
Приём почты, составлению внутренней документации, ведению архива .Оформляет личные дела принятых на обучение
Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.
Административно-хозяйственная и вспомогательная деятельность по обеспечению функционирования организации, реализация обеспечивающих функций управления организацией.
- Приём посетителей с документами, ввод данных в систему
- Изготовление необходимых копий, пропусков, разрешений и тд.
- Формирование и ведение архива
- Подготовка документов на согласование
Обеспечение жизнедеятельности офиса МО ВОС (заказ воды, канцелярии, расходных материалов).
Осуществление оперативной связи со сторонними организациями.
Получение и распределение входящей почты, отправка исходящей почты.
Осуществление приема и распределения звонков.
Прием и фиксирование поступающей информации во время отсутствия председателя МО ВОС.
Секретарь регистрирует входящую, исходящую корреспонденцию, принимает корреспонденцию на рассмотрение руководителя , передает ее в подразделения. Ведёт делопроизводство.Выполняет различные операции с применение компьютерной техники. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, По поручению руководителя составляет письма, готовит ответы на запросы.
Ведение электронной базы данных входящих и исходящих документов в соответствии с установленным порядком; формирование электронного архива документов. Передача входящих документов руководству для ознакомления, визирования в день их поступления в установленное время, осуществление контроля за движением поступающих документов, курьерская доставка документов адресату с предоставлением необходимых отметок, отправление и получение документов посредством электронной, факсимильной, федеральной почтовой, фельдъегерской связи в соответствии с установленным порядком, оформление почтовых отправлений. Контроль за своевременным исполнением и подготовкой отчетов к документам поступившим посредствам программы электронного документооборота «Дело», Проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение качественного их редактирования.
· Ведение делопроизводства согласно регламенту, принятому в компании.
Отличное знание локально-нормативных актов, распорядительной документации, действующей в компании.
Обеспечение четкого функционирования системы делопроизводства.
Подготовка отчетов по функциям отдела.
Ведение делопроизводства организации, организация и обеспечение надлежащего учета, сохранности, конфиденциальности принятых документов
Список профессий