В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)
организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
ведение делопроизводства;
подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;
организация проведения телефонных переговоров руководителя;
составление писем, запросов и других документов по поручению руководителя;
подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем;
контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений.
Ведение протокола судебного заседания;
оформление рассмотренных гражданских, уголовных дел и иных материалов
размещение информации о движении дел по гражданским, административным, уголовным делам и делам об админимстративных правонарушениях
специалист, занимающийся административной и организационной поддержкой в офисе. Основная роль секретаря заключается в обеспечении эффективной работы офиса и помощи руководству и сотрудникам в их повседневной деятельности. Эта роль включает управление корреспонденцией, подготовку документов, организацию встреч, координацию календаря руководителя, обработку телефонных звонков и ведение архива документации. Также секретарь руководителя участвует в делопроизводственных процессах: регистрирует и оформляет документы, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию и текущее хранение.
Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации
Обеспечение деятельности Руководителя.Делопроизводство и документооборот .Подготовка распоряжений, приказов и пр.Ведение переговоров по телефону, подготовка документов к совещаниям/встречам.Протоколирование технических и иных совещаний.По поручению Руководителя согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них распоряжений, поручений руководителя.Отслеживание выполнения сотрудниками распоряжений и приказов Руководителя.Планирование рабочего дня Руководителя, организация и координация встреч Руководителя, прием гостей.Обеспечение приемной канцелярскими товарами, кофе и т.д.Подготовка справочной информации для Руководителя, грамотное оформление документов.
- прием телефонных звонков;- регистрация входящей/исходящей корреспонденции.- прием документов и личных заявлений на подпись руководителя организации;- выполнение работ по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний; -выполнение отдельных поручений руководителя.
Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию; передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности директора школы;
составление и оформление управленческой документации;
организация хранения документов; исполнения решений, осуществления контроля исполнения поручений директора;
поддержания функционального рабочего пространства приемной и кабинета директора; организация работы с посетителями в приемной директора;
подготовка документов к командировкам; выполняет различные операции с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации;
кадровое администрирование.
выполнение обязанностей согласно должностной инструкции
Список профессий