В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)
подготовка и оформление корреспонденции;
ведение журнала учета исполнительных документов, переданных судебным приставам-исполнителям;
составление ежемесячных отчетов.
Прием посетителей, подготовка различной документации в соответствии со всеми правилами делопроизводства и документального оборота, внесение информации в базу данных, работа с электронной и обыкновенной почтой, оргтехникой и т. д.
Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации:телефонных переговоров руководителя; командировок руководителя; работы с посетителями в приемной руководителя подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий; исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя; информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации; работы с документами в приемной руководителя; хранения документов в приемной руководителя и пр
1. Ocуществлять централизовaнную обpабoтку вхoдящей и исxoдящей кoppecпонденции, а такжe внутpeнних paспopядитeльных и ноpмативных дoкументoв в cоoтвeтcтвии с уcтaнoвлeнными требовaниями в 1C «Докумeнтoоборот».
2. Плaниpование рабoчeгo дня рукoводитeля, вeдeниe гpафика coвещаний и переговоров.
3. Хозяйственное обеспечение приемной.
4. Прием и обработка входящих звонков (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т.п.)‚ электронной почты‚ факсимильных сообщений.
5. Подготовка совещаний и встреч, проводимых руководителем (подготовка сопутствующих материалов);
6. Выполнять различные операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации.
7. Организация административной поддержки (Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, чай/кофе, заказ канцелярских принадлежностей);
8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
Список профессий