Секретарь вакансии Кировград

• Вести делопроизводство, в том числе в электронном виде;
• Готовить проекты приказов по контингенту и основной деятельности техникума;
• Вести личные дела обучающихся, поименную книгу, базу данных;
• Обрабатывать и оформлять сдачу личных дел обучающихся в архив по окончанию обучения;
• Оформлять и выдавать (по требованию) академические справки (справки об обучении), дубликаты документов об образовании и (или) о квалификации по обращению;
• Вносить данные в региональную информационную систему «ПК ИСУФ» НПО «Сапфир» (показатели выполнения государственного задания);
• Составлять и вносить данные в списки выпускников в федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» (ФИС ФРДО);
• Проводить работу по воинскому учёту обучающихся, подлежащих призыву на военную службу, взаимодействовать с военными комиссариатами по вопросам призыва;
• Выполнять различные операции с применением компьютерной техники в программах, предназначенных для сбора, обработки и представления информации в соответствие с требованиями законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных;
• Составлять письма, запросы и другие документы, готовить ответы на обращения по поручению директора (его заместителей);
• Соблюдать Кодекс этики служебного поведения работников техникума;
• Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка техникума;
• Выполнять правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

Ведение делопроизводства учебной и отчетной документации, прием и обработка поступающей в учебную часть корреспонденции (приказы, заявления, письма), подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, учет часов учебной работы сотрудников учреждения, учет посещаемости обучающихся,  оформление, ведение и сдача в архив личных дел обучающихся. Выполнение различных операций с применением компьютерной техники по программам, предназначенных для сбора, обработки  информации.

• Регистрация входящей и подготовка исходящей корреспонденции, в т.ч. пеший поход в почтовое отделение, а также, передача документов в ведомственные учреждения , предоставляется водитель на служебном автомобиле;
• Контроль электронных входящих писем и отправка исходящих по электронным адресам;
• Распределение документации внутри организации (между коллегами);
• Входящие и исходящие звонки внутри организации, внешним абонентам (граждане, компании и т.п.);
• Архивное хранение корреспонденции, распоряжений и иной документации, порядок в архиве;
• Вывеска объявлений на рабочих стендах, своевременное уведомление коллег о мероприятиях (объявление о собраниях, днях рождений коллег, иных распоряжений директора и т.п.);
• Заказ воды в приёмную директора, контроль чая/кофе, угощений, чистой посуды;
• Копирование документов, заверение печатью;
• Ведение и хранение трудовых книжек и журнала учета;
• Выдача копий трудовых книжек/ СТД-Р, справок с места работы и иных справок;
• Оформление и контроль вакансий на сайтах по поиску сотрудников;
• Ознакомление сотрудников под роспись с кадровыми документами.

1.    Планирование рабочего дня руководителя.

2.    Организация работы приёмной, выполнение служебных поручений руководства.

3.    Ведение электронного и бумажного документооборота -регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ведение реестра, отправка и получение писем.

4.    Поддержание порядка и обеспечение жизнедеятельности приемной (закупка канцелярских принадлежностей, расходных материалов для оргтехники…).

5.    Взаимодействие со всеми отделами компании.

6.    Информационно-аналитическая поддержка руководителя, оперативное решение вопросов.

7.    Подготовка и организация деловых поездок (покупка билетов, бронь отеля);

8.    Выполнение личных поручений руководителя.

1.Оформляет личные дела поступивших на обучение и протоколы приемной комиссии колледжа.

2.Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу студентов, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий студентами (формы № 2, № 3).

3.Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента студентов.

4.Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.

5.Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел студентов в архив.

6.Ведет книгу учета выбывших и прибывших студентов.

7.Ежемесячно представляет в бухгалтерию сведения о часах, выданных штатными преподавателями и совместителями.

8.Представляет в бухгалтерию сведения о часах, выданных всеми преподавателями за учебный год.

9.Представляет в бухгалтерию табели учета рабочего времени преподавателей (ежемесячно).

10.Представляет в бухгалтерию отчет по контингенту (ежеквартально).

11.Составляет отчеты по форме СПО-1, СПО-2.

12.Готовит документацию к промежуточной и итоговой аттестации.

13.Ведет сводные ведомости по группам.

14.Выдает и принимает обходные листы.

15.Выдает документы выпускникам.

16.Готовит протоколы стипендиальной комиссии.

17.Ведет учет академических справок и регистрирует их в специальном журнале.

18.Заполняет и выдает зачетные книжки и билеты студентов.

19.Подготавливает акты для списания дипломов, академических справок, похвальных листов.

20.Выдает и хранит необходимые для работы бланки.

21.Составляет сводные ведомости успеваемости на студентов, оканчивающих колледж, для предоставления в ГАК.

22.Заполняет дипломы и выписки для дипломов.

23.Ведет книгу выдачи дипломов.

24.Готовит проекты приказов по учебной части (по зачислению, отчислению, академическим отпускам, уходу в РА и др.).

25.Готовит и выдает справки студентам.

26.Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, бухгалтерской службой колледжа.

• организует проведение совещаний, ведет их протоколирование;
• занимается подготовкой аналитических и справочных материалов, презентаций; организует командировки руководителя;
• контролирует сроки выполнения решений и поручений руководителя;
• запрашивает и получает необходимые руководителю сведения;
• ведет телефонные переговоры, рабочий календарь руководителя;
• организует прием посетителей;
• работает с курьерскими, почтовыми и транспортными службами;
• принимает участие в делопроизводственных процессах: регистрирует и оформляет документы, поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию, обеспечивает сохранность и подготовку документов к сдаче в архив.

Пpием звонкoв, кoнтpoль электpоннoй пoчты, сoставление писeм, запoлнeние договорoв, взaимoдeйствие c контpaгентами компaнии, выпoлнeние поручений руководителя.

Составление отчетности, написание писем, сопровождение руководителя, участие в мероприятиях.

Работа с входящими и исходящими документацией, оформление и увольнения  сотрудников, заказ канцилярии,  воды. 

Обязанности:

- прием посетителей

- прием телефонных звонков

- ведение делопроизводства

- заказ канцелярских и хозяйственных товаров для офиса

- работа с почтой

- выполнение иных поручений руководителя