Секретарь вакансии Дзержинск

• Осуществлять работу по организационно - техническому и материальному обеспечению приемной и деятельности Руководителей;
• Получать необходимые Руководителям сведения от подразделений; принимать документы на подпись Руководителям, контролировать качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Руководителям, обеспечивать их качественное редактирование;
• Принимать и переадресовывать телефонные звонки (в том числе от иностранных партнёров), организовывать проведение телефонных переговоров Руководителей, записывать в их отсутствие полученную информацию и доводить до сведения Руководителей ее содержание;
• По поручению Руководителей составлять деловые письма, служебные записки, распоряжения, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;
• Организовывать служебные командировки Руководителей и сотрудников управления, приобретать авиа и ж/д билеты, бронировать места в гостиницах, подготавливать авансовые отчеты по командировочным расходам и передавать их на хранение в бухгалтерию предприятия;
• Контролировать исполнение документов и поручений Руководителей, оформленных как в бумажном виде, так и в системе электронного документооборота 1С: Документооборот;
• Принимать поступившую корреспонденцию и регистрировать ее в системе электронного документооборота, передавать документы на исполнение;
• Вести делопроизводство: регистрировать исходящие документы в системе электронного документооборота.

Работа с документами Руководства, обеспечение правильности оформления подготовленных документов, обеспечение их редактирования.

Организация проведения переговоров и производственных совещаний Руководства с представителями сторонних организаций.

Организация работы по подготовке совещаний, проводимых Руководством с руководителями подразделений и специалистами института, ведение и подготовка протокола.

Организация телефонных переговоров Руководства, осуществление приема, отправки и регистрации телефонограмм и документов по факсу, электронной почте.

Использование компьютерных программ для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", оргтехника.

Ведет делопроизводство, получает для директора и его заместителей сведения от работников школы, принимает и передает факсы, телефонограммы,  принимает корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию и передает после ее рассмотрения директором по назначению, организует прием посетителей.