| Организация |
ООО "НЕЗАВИСИМАЯ ИНЖИНИРИНГОВАЯ КОМПАНИЯ" |
| Адрес | Воронежская область, г Воронеж, Революции проспект, 1В, г. Воронеж, проспект Революции,1В, оф.404 |
| Вакансия | офис-менеджер |
| Зарплата | от 40000 |
Обязанности офис-менеджера
· Ежедневно до 8-30 предоставлять явку сотрудников ГД Общества на электронную почту (формат утвержден)
· Делопроизводство:
o Исходящая документация. Регистрация исходящих писем:
1.Проект письма согласовываем с ГД Общества.
2.Присваиваем номер и направляем на официальную почту адресата. В копию ставим инициатора/ГИПа письма.
3. Сохраняем в реестре писем + само письмо в соответствующей папке на яндекс диске(письма/2024/исходящие…..)
4. Получаем от адресата входящий номер письма, заносим в реестр писем.
o Входящая документация. Регистрация исходящих писем:
1. Отправляем адресату входящий номер.
2. Регистрируем/сохраняем в реестре писем.
3. Сохраняем в соответствующей папке на яндекс диске (письма/2024/исходящие…..).
4. Направляем письмо куратору договора/ГИПу
o Звонки. Всегда быть на связи (в рабочее время). Отвечать на звонки вежливо, называя полное наименование Компании. Записывать важную информацию и доносить ее до заинтересованных сотрудников.
· Обеспечение жизнедеятельности офиса.
o Собираем потребность (вода, канцелярия, бумага и т.д.), формируем заявку.
o Согласовываем с ГД Общества.
o Направляем главному бухгалтеру на оплату.
o Осуществляем приемку товара.
· Административные потребности.
o Поддерживать в актуальном состоянии «Контакты сотрудников» на яндекс диске.
o Сообщать ГД Общества о днях рождениях/значимых событиях сотрудников (день в день).
o Осуществлять встречу гостей.
o Следить за чистотой в офисе, контролировать персонал, осуществляющий уборку помещений.
o Осуществлять помощь в оформлении, бронировании гостиниц, билетов на проезд до места командирования сотрудников.
o Выполнять другие поручения руководства Общества, связанных с осуществлением деятельности Общества.
Отправка и получение документов Почтой России и другими организациями.