1. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
2. Отправка писем по эл.почте и Почтой России
3. Выполнение поручений руководителя.
4. Прием и передача руководителю входящей документации и распределение ее после визирования между исполнителями.
5. Созыв совещаний.
6. Учет картриджей.
7. Прием гостей и посетителей
Прием корреспонденции, поступающей в учебное заведение.Передача корреспонденции в соответствии с распоряжениями директора школы.Ведение делопроизводства (в электронной форме тоже).Выполнение операций, имеющих отношение к сбору и обработке информации (в том числе и с использованием компьютерной техники).Слежение за своевременной подготовкой и рассмотрением документации.Составление писем, запросов, документов и ответов по распоряжению директора учебного заведения.
Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя, прием поступающей корреспонденции, передача ее по назначению, ведение делопроизводства. Отправка исходящей документации. Подготовка документации, необходимой юрисконсульту для исполнения им служебных обязанностей.
- своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса,
- сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации,
-ведение делопроизводства,
-прием и направление телефонных звонков;
-организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя;
- обеспечение контроля за исполнением поручений;
- подготовка совещаний, оформление протоколов совещаний;
- составление описей дел постоянного и временного сроков хранения; систематизация и оформление дел для сдачи на архивное хранение
Кадровое делопроизводство (работа в 1С, отправление отчетов через СБИС, оформление трудовых договоров, дополнительных соглашений), прием и оформление обучающихся в школу (работа на портале "Сетевой город. Образование" " Сетевой город. Допобразование", ведение книг приказов по личному составу и основной деятельности, подготовка и печатанье аттестатов (программа Аттестаты-СП) для обучающихся 9, 11 классов (выдача дубликатов аттестатов), выдача справок обучающимся и сотрудникам, подготовка документов, распоряжений, поступивших на исполнение. По поручению директора (его заместителя) составление писем, запросов, других документов, подоготовка ответов авторам обращений. Размещение информации на сайте школы в сети Интернет. Размещение ежедневного, типового меню питания обучающихся, мониторинг питания, календарь питания. Оформление социальных карт школьников на проезд в общественном транспорте, карт школьников на проход в школу.
Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.
Организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности
Секретарь-машинистка исполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
3.2. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников.
3.3. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание.
3.4. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы.
3.5. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя.
3.6. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
3.7. Печатать по указанию руководителя различные материалы.
3.8. Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
3.9. Следить за сроками выполнения работниками поручений руководителя, взятых на контроль.
3.10. Принимать документы на подпись руководителю.
3.11. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.12. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
3.13. Готовить документы для тиражирования на множительной технике, а также копировать документы на персональном ксероксе.
В случае служебной необходимости секретарь-машинистка может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
Ведение документооборота на предприятии.
Список профессий