1. Прием и распределение телефонных звонков организации
2. Организация работы с документами
3. Разработка локальных нормативных актов, отчетов, служебных писем и справок
4. Подготовка документов для рассмотрения руководителем (согласование, подписание и утверждение документа). Учет документов, поступающих на имя руководителя
5. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя
Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности директора школы.
Организация телефонных переговоров директора школы.
Организация работы с посетителями в приемной директора.
Организация подготовки мероприятий с участием директора.
Организация исполнения решений и осуществление контроля исполнения поручений директора.
Составление и оформление управленческой документации.
Организация хранения документов.
Организация информационного взаимодействия директора с работниками.
Организация командировок директора и сотрудников.
Так же секретарь, в рамках совмещения должности "Специалист по кадрам":
- ведет учет личного состава организации в соответствии с утвержденными в организации формами первичной учетной документации;
- оформляет прием, перевод, увольнение работников, направление в служебные командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
- формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;
- заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки;
- ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
- вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в базу данных о персонале организации, следит за его своевременным обновлением и пополнением;
- выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
- ведет учет, проверяет правильность оформления листков нетрудоспособности и проводит заполнение соответствующих граф в части внесения сведений о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
- представляет в соответствующий территориальный орган ОСФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо поступает на работу впервые и на него не открыт индивидуальный лицевой счет, отчетность ЕФС-1, необходимую документацию при оформлении выхода на пенсию работника.
- контролирует своевременное составление табелей учета рабочего времени;
- составляет установленную отчетность;
- обеспечивает хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договора, приказы по личному составу и их основания, журналы учета и т.д.);
- подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче их на хранение в архив;
- осуществляет документационное оформление аттестации персонала и его обучения;
- осуществляет воинский учет.
-организует взаимодействие и документационный оборот с централизованной бухгалтерией, своевременно предоставляет в бухгалтерию распорядительные документы (копии документов), касающиеся взаимодействия со Школой.
работа с документацией
Ведение делопроизводства, в том числе и в электронной форме; подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформление личных дел принятых на обучение и т.д. Выполнение различных операций с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.
Знание кадрового учета, работа с Военкоматом, поиск сотрудников, договоры купли-продажи; электронная почта, Почта России; СОУТ; Регистратор РОСТ- подготовка к собранию акционеров; СИЗы; заказ канцтоваров, чистящих средств для уборки и т.д.
Осуществлять подготовку дела об административном правонарушении к рассмотрению, готовить проекты решений комиссии о возвращении протокола, направлении его по подведомственности, прекращении производства по делу.
Документально оформлять результаты заседаний административной комиссии.
Осуществлять контроль за исполнением принятых административной комиссией постановлений о наложении административного штрафа.
Осуществлять техническое обслуживание работы комиссии, а также вести делопроизводство.
Делать обобщение и анализ административной практики.
Готовить отчеты и иные материалы о деятельности административной комиссии, обеспечивать их своевременное направление в вышестоящие органы.
Вести систематизированный учет информации о деятельности административной комиссии и должностных лиц муниципального образования, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях.
Обеспечивать надлежащий учет и хранение документов административной комиссии.
Организационно техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя, организация проведения телефонных переговоров руководителя, организация приема посетителей, ведение контрольно-регистрационной картотеки.
обеспечивать и обслуживать работу главного врача; вести делопроизводство; вести учет исходящей и входящей корреспонденции; организовывать прием посетителей; передовать и принимать информацию; вести книгу приказов по основной деятельности.
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
Ведение документооборота организации
Отправка документов по почте и в электронном виде
Ведение кадрового учета, работа с почтой и документами, обработка звонков, выполнение поручений руководителя
Список профессий