Секретарь вакансии Выкса

Вести делопроизводство,принимать поступающую корреспонденцию,передавать в соответствующие подразделения.

Обязанности: 

1. приём документов и заявлений;

2. ведение документооборота, делопроизводства и деловой переписки;

3. регистрация документов, учёт и передача документов руководству;

4. составление писем, запросов и других документов по поручению руководства;

5. ведение телефонных переговоров и прием посетителей;

6. организация совещаний, брифингов и других мероприятий и т. д.;

7. выполнение служебных поручений руководителя

Требования: 

Знание основ делопроизводства

Знание ПК и офисной техники

Грамотная речь

Условия: 

5-дневная рабочая неделя с 09.00 до 17.00 часов

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации.

Встречает посетителей, получает первичную информацию о посетителях и помощь в организации их приема руководителем.

-ведет журнал записи посетителей,

-сервирует чайный (кофейный) стол,

-приготавливает напитки (чай, кофе, прохладительные напитки),

-координирует работу курьеров и водителей организации по развозке (доставке) документов.

Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий.

Обработка документов. Общение с заказчиком.

Заполнение установленных форм отчетности и организация мероприятий для общества слепых

Приём и оформление документации

• обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

• работа с поступающей корреспонденцией.
• подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем.
• оперативное решение вопросов хозяйственного обеспечения работы приёмной.
• организация приема посетителей, содействие в оперативном рассмотрении просьб и предложений работников.
• подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.

• подготовка и оформление документов для служебных командировок руководящего состава предприятия: оформление командировочных удостоверений, служебных заданий, приказов о замещении, авансовых отчетов и др.

• приобретение ж/д- и авиабилетов, бронирование номеров гостиниц для руководящего состава предприятия.

Ведение форм отчетности, помощь в организации мероприятий для незрячих

• организация и поддержание жизнедеятельности офиса: обработка поступающей корреспонденции, входящих/исходящих телефонных звонков, чай/кофе
• администрирование совещаний/переговоров, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, визуализация данных, подготовка презентаций, регистрация и оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня)
• ведение деловой переписки, работа в системе внутреннего электронного документооборота компании
• планирование календаря руководителя, организация встреч/телефонных переговоров
• travel-поддержка руководителя при подготовке и во время командировок: (взаимодействие с внутренними подразделениями при бронировании билетов/гостиниц, организации трансфера)
• выполнение личных поручений руководителя.

• высшее образование
• опыт работы от 1 года в аналогичной должности в крупной компании со сложной структурой
• знание основ делопроизводства и тайм-менеджмента
• знание делового этикета и стандартов деловой переписки
• грамотная письменная и устная речь
• опытный пользователь ПК (MS Office: Word,Exсel, Power Point)
• способность работать в режиме многозадачности и высокого информационного потока
• исполнительность, внимательность, коммуникабельность, ответственность, активная жизненная позиция.

• стабильный оклад и социальная поддержка сотрудников
• официальное оформление с первого дня
• Адрес офиса: Октябрьская 35
• График работы: 5\2 с 09:00 до 18:00 (работа в офисе)
• ДМС с первого дня и льготное страхование для близких
• корпоративное обучение в Виртуальной школе Сбера
• бесплатная подписка СберПрайм+, скидки на продукты компаний-партнеров
• корпоративная пенсионная программа
• ипотека выгоднее на 4% для каждого сотрудника.

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.