Делопроизводитель вакансии Троицк

•Обработка и архивирование документов.

•Работа в медицинской информационной системе, контроль и учет переданных и отработанных медицинских документов.

• Ведения табеля учета рабочего времени.

•Учет и контроль материальных средств и оборудования подразделения.

ООО «Альфа-Энерго» — динамично развивающаяся инжиниринговая компания, реализующая полный спектр проектных, метрологических, строительно-монтажных и пуско-наладочных работ в области энергетики.

Наша организация на высоком профессиональном уровне осуществляет проектирование и строительство объектов энергоснабжения различного назначения и уровня сложности, с применением новейших технологий и ресурсов, которые полностью отвечают требованиям отечественных и международных стандартов.

Основное направление деятельности — построение автоматизированных информационно-измерительных систем коммерческого учёта электроэнергии (АИИС КУЭ), а также метрологическое обеспечение учета энергоресурсов.

Обязанности:

• Прием, учет, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции.
• Ведение реестров и электронных баз документов: учредительной документации, приказов, договоров и первичной бухгалтерской документации (УПД, акты, счета, счета-фактура и т.д.).
• Взаимодействие с другими отделами, а также внешними организациями.
• Выполнение поручений руководителя.
• Участие в подготовке документации для конкурсных процедур.

Требования:

• Высшее образование/неоконченное высшее, желательно экономическое.
• Свободное владение ПК, умение работать в MS Office (Word, Excel).
• Умение работать с большим объемом информации.

Условия:

• Оформление по ТК РФ.
• График работы - пятидневная рабочая неделя с 9:00 до 18:00.
• Офис: г. Москва, ул. Большая Косинская, дом № 27 (м. Новокосино, м. Косино, м. Лермонтовский проспект, м. Выхино, м. Улица Дмитриевского, ж/д станция Косино)
• Чай, кофе за счет компании.
• Повышение квалификации за счет организации.
• Возможность карьерного и профессионального роста.
• Вознаграждение от 60 000 руб. в месяц + премирование по результатам работы.

Ведение документооборота;

организация работы по учету, хранению и передаче документов;

ведение учетных журналов;

ведение архива;

входящая/исходящая корреспонденция в системе СЭД, отслеживание сроков и правильного исполнения документов; взаимодействие с отделами; просмотр электронной почты; регистрация и отправка писем; подготовка дел в архив;знания и навыки работы с оргтехникой (сканер, принтер, ксерокс); готовность к постоянному взаимодействию с людьми.

-организация и ведение делопроизводства, в т.ч. регистрация входящей/исходящей корреспонденции, договоров, внутренних документов, маршрутизация входящих и внутренних документов, согласование документов, архивное хранение, отправление и прием корреспонденции;

-участие в процессе внедрения системы электронного документооборота;

-контроль сроков выполнения поручений генерального директора, подготовки документов;

-подготовка приказов, распоряжений и пр.;

-ведение протоколов совещаний;

-административная поддержка офиса;

-взаимодействие со структурными подразделениями.

Ведение базы данных документов организации;

Ведение информационно-справочной работы, в том числе в 1С Кадры;

Формирование дел;

Регистрация, учет, оперативное хранение кадровых документов, подготовка их к сдаче в архив;

Оформление листков нетрудоспособности;

Оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;

Подготовка проектов документов по процедурам управления персоналом, учета и движения персонала.

·        Помощь руководителю Управления в проведении совещаний и встреч,

·        Координация мероприятий с помощниками других руководителей по организации совместных рабочих встреч и совещаний,

·        Помощь в рассмотрении документов и корреспонденции, а также её первичная обработка,

·        Организация оптимального приема посетителей руководителя,

·        Помощь руководителю в планировании его делового графика,

·        Составление резюме и других документов по итогам встреч и совещаний,

·        Доведение до работников Управления распоряжений руководителя в пределах его компетенции,

·        Выполнение рабочих поручений руководителя,

·        Отслеживание корректности документооборота в пределах своей компетенции,

·        Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции,

·        Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя и его рабочего места,

·        Информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности Управления и/или Учреждения в пределах компетенции Управления.

• Работа в программе 1С Документооборот (создание карточек контрагентов, заведение договоров/дополнительных соглашений, контроль этапов согласования, итоговая подготовка договоров к подписанию, регистрация подписанных договоров в системе);

• Проверка и мониторинг наличия отгрузочных и транспортных документов по перевозкам;

• Ведение внутренней отчетности (работа с таблицами в Excel, ведение реестра договоров и иных входящих и исходящих документов, передача оригиналов документов в архив);

• Контроль возврата бухгалтерской и договорной документации в компанию;

• Работа с документами (копирование/сканирование/ организация отправки);

• Исполнение прямых задач от руководителя.

Полный докуметооборот веленого участка