1) использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;
2) использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
3) вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы;
4) устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров;
5) сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия;
6) соблюдать служебный этикет;
7) общаться с посетителями;
8) использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
9) создавать положительный имидж организации;
10) принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;
11) применять информационно-коммуникационные технологии;
12) обеспечивать конфиденциальность информации;
13) составлять и вести учетные документы;
14) применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации;
15) применять современные средства сбора, обработки и передачи информации;
16) оценивать результаты в рамках поставленных задач;
17) осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;
- оказания помощи руководителю в распределении его рабочего времени: согласование временных планов, телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками, информирование о регламенте и времени намеченных мероприятий;
- проведение телефонных переговоров, регистрация поступающих в приемную телефонных звонков, перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и другим сотрудникам;
- информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам, работников о решениях руководителя, предстоящих мероприятиях;
- организация работы с посетителями в приемной руководителя, содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников, принятие мер по сохранению конфиденциальной (служебной) информации;
- подготовки и проведения переговоров, совещаний, ведение протоколов совещаний (встреч, переговоров);
- составление и оформление управленческой документации, организация работы с документами в приемной, проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки), редактирование текстов служебных документов, получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную документов, ведение базы данных документов по закрепленному участку работы, организация доставки документов исполнителям, организация хранения документов, ведение информационно-справочной работы по зарегистрированным документальным материалам.
- контроль исполнения поручений, документальное оформление решений директора, составление отчетов и др.
ведение алфавитной книги; учет движения учащихся; оформление дел выбывших и прибывших учащихся; регистрация входящей и исходящей документации и др.
Отвечает за правильность ведения документооборота,организацию делопроизводства, ведения архивного дела.Выполняет организационные,контрольные и техгнические функции по обслуживанию деятельности директора филиала.
Ведет делопроизводство института.
- принимает поступающую корреспонденцию, передаёт её в структурные подразделения;
- ведёт делопроизводство, в том числе и в электронной форме;
- подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению обучающихся;
- следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений;
- составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений;
- осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений, взятых на контроль;
- работает в тесном контакте с руководителем, его заместителями, педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений.
согласно должностной инструкции
Список профессий