Приём, обработка, регистрация и приём-передача входящей и исходящей корреспонденции;
Ведет телефонные переговоры, протоколы совещаний, общается с посетителями, принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, работает на компьютере. Выполняет поручения руководителя
- Ведение делопроизводства, документооборота;
- осуществление контроля правильности оформления и сохранности поступающих документов;
- обработка входящей/исходящей корреспонденции;
- подготовка распорядительных, информационно-справочных документов;
- ведение деловой переписки, регистрация, учет, отправка и архивирование корреспонденции;
- прием и распределение входящих, исходящих звонков;
- информационная и административная поддержка руководителей подразделений;
- хранение и архивирование документов в бумажном и электронном виде;
- выполнение отдельных поручений руководства.
2.1. Прием и распределение телефонных звонков организации:
- Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации;
- Регистрация поступающих телефонных звонков;
- Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.
2.2. Организация работы с посетителями организации:
- Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;
- Ведение журнала записи посетителей;
- Учет посетителей и оформление пропусков;
- Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;
- Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации;
- Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).
2.3. Ведение журнала разъездов работников организации.
2.4. Организация работы с документами:
- Прием и первичная обработка входящих документов;
- Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;
- Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем;
- Регистрация входящих документов;
- Организация доставки документов исполнителям;
- Ведение базы данных документов организации;
- Ведение информационно-справочной работы;
- Обработка и отправка исходящих документов;
- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
- Контроль исполнения документов в организации.
принимать и передавать телефонные звонки, ведение делопроизводства, выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя
Прием обучающихся, консультация по телефону. Кадровое делопроизводство (12 штатных сотрудников). Прием корреспонденции, регистрация приказов, исходящей, входящей документации. Ведение документации учебного отдела (проверка наличия и правильности заполнения документов преподавательского состава)
знать специфику основной деятельности организации; принципы и правила планирования рабочего времени руководителя; правила проведения деловых переговоров, правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, инструкции по делопроизводлству и другим локальным нормативным актам; правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации и т.д. согласно должностной инструкции.
Список профессий