Помощник руководителя.
Документальное обеспечение управления.
олжностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
- ведение приема и регистрации поступающей корреспонденции, передача в соответствующие структурные подразделения Комитета или руководителям, исполнителям в работу;
- работа с программой электронного документооборота (регистрация документов, сканирование документов, подготовка резолюций по документам, проектов резолюций для руководителей);
- ведение журналов командировок, регистрация обращений граждан; регистрация протоколов совещаний/заседаний;
- ведение журнала регистрации и учета выдачи доверенностей работникам, на представление интересов Комитета;
- осуществление контроля за своевременным рассмотрением обращений граждан;
- по поручению руководителя осуществление контроля за сроками исполнения специалистами поручений, распоряжений, приказов, рассмотрения обращений граждан и организаций; выдача справок по регистрации документов;
- ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции;
- хранение документов текущего архива;
- участие в разработке и подготовке номенклатуры дел и ее согласование;
- участие в формировании дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
- обеспечение контроля за сохранностью и установленные сроки сдачи в архив;
- участие в обеспечении сохранности и конфиденциальности проходящей служебной документации;
- консультирование по вопросам делопроизводства работников Комитета, граждан, организаций, органов государственной власти, ответы на телефонные звонки по вопросам, связанным с делопроизводством в Комитете;
- проведение работы по подготовке заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, оповещение участников о месте, повестке дня и их регистрация;
- прием документов на подпись руководителю и их проверка правилам оформления, установленным в Комитете;
- подготовка и участие в личном приеме граждан руководителями Комитета;
- по поручению непосредственного руководителя подготовка писем, запросов, других документов;
- получение и отправка писем, бандеролей через Почту России;
- оказание практической и методической помощи работникам Комитета и подведомственным учреждениям по вопросам делопроизводства.
Список профессий