Секретарь вакансии Колпино

Что ты будешь делать в этой роли:

Тебя ждет интересная и динамичная работа, построенная главным образом на общении с людьми. Тебе предстоит координировать визиты посетителей, обрабатывать внешние и внутренние звонки, помогать сотрудникам в бронировании переговорных комнат. В твои задачи также будет входить подготовка разного рода отчетов. Работа в ДРТ — это уверенный старт твоей карьеры!

О подразделении:

Департамент по обслуживанию внутренних клиентов обеспечивает поддержку основных направлений деятельности нашей компании. Подбор персонала и обучение сотрудников, финансовый и бухгалтерский учет, развитие бренда и бизнеса, ИТ-поддержка пользователей — вот далеко не полный перечень функций, которые выполняют команды различных подразделений департамента. Здесь работают специалисты, которые хорошо понимают потребности нашего бизнеса и готовы решать как текущие, так и самые нетривиальные задачи.

Обязанности:

• Встреча и координация визитов посетителей
• Обработка внешних и внутренних звонков
• Обеспечение документооборота: входящая и исходящая корреспонденция
• Организация обеспечения офиса канцелярскими товарами
• Бронирование переговорных комнат
• Ведение блока по корпоративному такси
• Помощь в организации тренингов и внутренних мероприятий
• Подготовка статистических отчетов
• Участие в проектах департамента корпоративной поддержки бизнеса
• Участие в проведении благотворительных инициатив в офисе в Санкт-Петербурге

Требования к кандидатам:

• Высшее образование или обучение на последних курсах вуза с возможностью работать на полную занятость
• Наличие профильного опыта будет являться преимуществом
• Уверенный уровень владения программами пакета Microsoft Office
• Хорошие навыки устного общения и ведения переписки на русском и английском языках
• Высокие организаторские способности и внимательность
• Вежливость

Что мы предлагаем:

• Достойное вознаграждение и прозрачную систему карьерного и профессионального роста
• Комплексную программу страхования сотрудников
• Обучение и развитие
• Программы поощрения сотрудников
• Комплексную программу корпоративных скидок

Ведение бухгалтерского учета, административно-кадрового делопроизводства.  Консультирование клиентов по вопросам сотрудничества 

• Прием и регистрация документов/входящий корреспонденции;
• Прием и распределение звонков;
• Взаимодействие с курьерскими службами;
• Местные командировки в госучреждения Санкт-Петербурга (налоговая, почта, банки);
• Поддержание в безупречном порядке бумажного и электронного архива;
• Организация командировок сотрудников, заказ авиабилетов и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярских товаров, расходных материалов);
• Прием посетителей, организация телефонных переговоров руководителей;

работа с электронной почтой, ведение делопроизводства, ведение документации по организации питания в начальной школе, разовые поручения руководителя

Работа с документами, приказами и личными делами воспитанников ДОУ.

Ведение журналов и заполнение отчестностей.

Телефонные звонки, электронная почта, письма, отправка писем (почта России), канцелярские товары, картриджи, оформление пропусков, приказы, сканирование документов, поручения руководителя

• прием и обработка входящих звонков;
• обработка и распределение входящих писем по электронной почте;
• прием и ведение работы с обращениями граждан;
• подготовка писем к отправке, получение и отправка почтовой корреспонденции;
• обеспечение регистрации и хранения входящей и исходящей документации;
• работа с оргтехникой.

• знание офисных программ, умение работать с оргтехникой;
• знание основ делопроизводства и оформления документооборота;
• ответственность, исполнительность; 
• коммуникабельность, не конфликтность, доброжелательность.

• оформление по ТК РФ, полный соц. пакет
• график работы 5/2 с 9.00 до 18.00, птн. до 17.00, с перерывом на обед
• своевременные выплаты зарплаты на банковскую карту
• оплачиваемый отпуск, больничные  

• Организация и ведение документооборота. Соблюдение порядка в ведении документации.
• Подготовка отчетов и презентаций (Отчеты по командировкам, авансовые отчеты, отчетов по топливу, ЗСД, сведение рабочих таблиц)
• Работа в 1С
• Подготовка заседаний, совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестки дня, их регистрация)
• Организация поездок первых лиц компании
• Организация и поддержание комфортной рабочей атмосферы в приемной
• Обеспечение офиса канцелярией, водой,кофе и т.д.
• Организация приема посетителей в комнатах для переговоров, сервировка чая, кофе, воды
• Работа с арендаторами
• Работа с почтой России, экспресс-доставкой и курьерами