Секретарь вакансии Юрюзань

·       принимать, учитывать, регистрировать документы, контролировать их исполнение, обеспечивать надлежащее хранение документов;

·       контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, которые представляются на подпись руководству организации;

·       контролировать исполнение документов и поручений руководства, принимать меры, направленные на своевременное и качественное исполнение документов и поручений;

·       обеспечивать оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации;

·       вести прием посетителей;

·       по указанию директора вести подготовку совещаний, обеспечивать оформление и хранение протоколов;

·       выполнять машинописные и копировально-множительные работы;

·       проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение;

·       выполнять поручения руководства в пределах своей компетенции

Обязанности:

• Планирование, координация и ведение рабочего графика руководителя.
• Организация командировок и деловых поездок.
• Организация совещаний, встреч и переговоров руководителя, подготовка необходимых документов, материалов, переговорной.
• Прием и маршрутизация телефонных звонков, обращений, документации, поступающих в приемную.
• Работа в системе электронного документооборота 1С: Документооборот с входящими, исходящими и внутренними документами: оформление, регистрация, рассылка и т.д.
• Проверка правильности оформления проектов документов, передаваемых руководителю на подпись.
• Осуществление контроля своевременного исполнения документов, стоящих на контроле у руководителя.
• Выполнение поручений.

Требования:

• Высшее или среднее профессиональное образование
• Знание организации делопроизводства и документооборота, стандартов оформления организационно-распорядительной документации, служебных записок, исходящих писем
• Знание делового этикета
• Опыт работы не менее 3 лет
• Владение Word, Excel
• Самоорганизация и оптимальное использование времени
• Обучаемость
• Аккуратность
• Доброжелательность

Условия:

• Трудоустройство на предприятие «АЗ «УРАЛ»
• Место работы: г. Миасс Челябинской области, пр. Автозаводцев, 1
• Уровень заработной платы обсуждается с успешными кандидатами
• Пакет социальных льгот и гарантий

• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

• регистрация и отправка  исходящей корреспонденции;

• ведение делопроизводства с применением компьютерной техники в АС ДОУ «Docsvision»;

• выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).

1.Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора  учреждения.

2.Ведение делопроизводства.

3.Организация приема посетителей.

4.Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора  учреждения.

5.Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

6.Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

7.Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя учреждения.

8.Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Ведение делопроизводства организации, организация работы по составлению архива и описей дел постоянного и временного хранения, организация совещаний у руководителя.

Регистрация входящих документов.

Контроль исполнения документов в организации

Ведение информационно-справочной работы

Ведение базы данных документов организации,ведет делопроизводство

ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА (В Т.Ч. СБОР ПЕРВИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ), ПОДГОТОВКА ПРОЕКТОВ ПИСЕМ, ЗАПРОСОВ, ДОКУМЕНТОВ, ДОГОВОРОВ; РЕГИСТРАЦИЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, ОТПРАВКА ПИСЕМ; СОДЕЙСТВИЕ В ПОДГОТОВКЕ И ПРОВЕДЕНИИ КОНКУРСНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО ВЫБОРУ ПОСТАВЩИКОВ ТОВАРОВ И УСЛУГ

• 25 000 кв .м. площадей, оснащенных современными станками и швейным оборудованием для производства и хранения мягкой и корпусной мебели;
• выпуск порядка 15 000 готовых изделий ежемесячно;
• собственный склад готовой мебели;
• оптовые поставки мебели в 250 городов России: от Калининграда до Камчатки, и стран ближнего зарубежья: Казахстан, Узбекистан, Кыргызстан, Таджикистан. Возможность поставок мебели в иные дружественные страны;
• более 200 компаний-партнеров, среди которых мебельные магазины, офисы крупных компаний, рестораны, а также известные гостиничные комплексы и курорты.

• Встреча гостей, чай. кофе.
• Подбор персонала

• Ответственность
• Доброжелательность

• График работы с 9:00-18:00
• Суббота через субботу рабочая , с 9:00 до 14:00
• Доставка собственным автотранспортом от Алмаза до рабочего места(и обратно)

• Ведение отчетности отдела;
• Работа с входящей и исходящей документацией, архивом;
• Оформление командировок;
• Выполнение поручений руководителя.

Принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в системе электронного документооборота, составляет письма, запросы, другие документы. Осуществляет покупку билетов и бронирование гостиниц.