Оказание помощи руководителю учреждения.
Подготовка и обслуживание мероприятий, организованных в учреждении.
Составление проектов распорядительных и информационно-справочных документов.
Работа с поступающей и исходящей корреспонденцией.
Разработка, утверждение номенклатуры дел учреждения.
Организация архива учреждения.
Работа с системой СЭД, интернет, компьютерной и оргтехникой.
Работа в word, еxcel (документы, таблицы), сайт учреждения.
Вести прием и сортировку поступающих в приемную входящих документов.
Подготавливать входящие документы для рассмотрения начальником.
Организовывать работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
Правильно и своевременно распределять и подшивать документы.
Доводить до сведения работников Учреждения распоряжения начальника.
Проверять исполнения поручений начальника в установленный срок.
Оформлять распорядительные (приказы, распоряжения) и информационно-справочные документы (служебные письма, справки, докладные и служебные записки).
Документально оформлять решения начальника, доводить до сведения работников Учреждения устных распоряжений начальника.
Организовывать хранение документов в приёмной Учреждения.
Своевременно обрабатывать и отправлять исходящие документы.
Грамотно составлять и печатать служебные документы и материалы.
Осуществлять воинский учёт, кадровый учёт и делопроизводство Учреждения.
Вести график отпусков работников Учреждения.
Принимать, регистрировать и хранить заявления работников Учреждения.
Своевременно предоставлять отчетность по имеющимся вакансиям в Учреждении.
Оформлять документацию при приёме, переводе и увольнении работников в Учреждении.
Ознакамливать работников с локальными актами Учреждения.
Вести учёт, хранить и заполнять трудовые книжки работников Учреждения.
Распределение входящих звонков; Организация совещаний, встреч и преговоров; Ведение деловой переписки, организация электронного документооборота входящей и исходящей корреспонденции; Формирование графика рабочего дня руководителя.
Осуществлять делопроизводство посредством использования автоматизированной системы электронного документооборота «VipNet», Web интерфейс СЭД на базе которой секретарем осуществляется:
а) прием и регистрация входящей корреспонденции, устных и письменных обращений граждан;
б) направление входящей корреспонденции в соответствующие структурные подразделения учреждения;
в) передача полученных документов на исполнение;
г) отслеживание хода исполнения документов с пометкой «На контроле», информирование работников о предстоящей дате исполнения документа;
д) регистрация документов, циркулирующих внутри учреждения;
е) регистрация поступающих из вышестоящих инстанций документов организационно-правового характера (указы и распоряжения Губернатора Оренбургской области, постановления Правительства Оренбургской области, приказы и распоряжения органов исполнительной власти);
ж) регистрация исходящей корреспонденции, проставление отметки об исполнении документа;
з) отправление исполненной документации адресатам;
и) обеспечение сохранности проходящей документации;
Осуществлять архивное делопроизводство посредством:
а) принятия поступивших от подразделений документов на бумажном носителе в архив;
б) обеспечения отбора, упорядочения, комплектования и сохранности принимаемых в архив документов;
в) проверки правильности оформления и при необходимости оформления принимаемого дела: описания дела на обложке, брошюровки, нумерации листов, составления заверительной надписи;
в) создания справочного аппарата к принимаемым в архив документам (опись дел);
г) ведения учета дел постоянного и временного хранения;
д) участия в разработке номенклатуры дел учреждение;
е) обеспечения строгого соответствия оформления принимаемых в архив документов номенклатуре дел, утвержденной в учреждении;
ж) ведения учёта принятых в архив документов;
з) выдачи в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составления необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива;
и) контроля за сроком хранения архивных дел;
к) организации мероприятий по уничтожению и списанию архивных дел временного срока хранения с истекшим сроком хранения;
л) подготовки и своевременной передачи на государственное хранение образующихся в деятельности учреждения документов Архивного фонда Российской Федерации; подготовка актов для передачи документов на государственное хранение;
м) создания и поддержания в помещении архива условий, необходимых для обеспечения сохранности принятых на хранение дел.
Ведение делопроизводства
В обязанности секретаря суда входит: осуществление приёма, регистрации и отправки корреспонденции; контроль сроков исполнения документов; ведение нарядов, книг, карточек, журналов; составление номенклатуры нарядов, карточек, книг и журналов учета делопроизводства; регистрация, учёт и хранение уголовных, гражданских, административных дел; обеспечение работы архива; осуществление подготовки и передачи дел на хранение в государственный архив; ведение учёта и хранение вещественных доказательств; заполнение и ведение форм первичного учёта (учётно-статистические карточки); составление статистических отчётов по установленным формам в установленные сроки, а также единовременных статистических отчетов; осуществление работы по обращению к исполнению приговоров, решений, определений и постановлений мирового судьи, вступивших в законную силу; осуществление подготовки и выдачи лицам, участвующим в деле копий приговоров, решений, определений и постановлений; администрирование доходов от штрафов, установленных Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, в случае, если постановления о наложении административных штрафов вынесены мировыми судьями.
Печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет делопроизводство. Принимает на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает ее после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
Секретарь:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает:поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, обрабатывает и передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; – документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.3. Ведет делопроизводство, применяет компьютерную технику, предназначенную для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
2.4. Готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
2.5. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
2.6. Организовывает: – проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание; – прием посетителей.
2.7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, телефону), электронной почте и своевременно доводит ее до сведения руководителя.
2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.10. Осуществляет контроль над исполнением работниками МБУ ДО Тоцкая ДЮСШ, изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.11. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
2.12. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
2.13. Содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.14. Копирует документы на копировальном аппарате.
2.15. Содержит свое рабочее место в порядке и чистоте.
Электронный документооборот, подготовка документов, учет рабочего времени сотрудников
Список профессий