Делопроизводитель вакансии Елабуга

Секретари (общего профиля) используют пишущие машинки, персональные  компьютеры или другое оборудования для обработки текстов, чтобы напечатать письма и  другие документы, проверяют и форматируют документы, подготовленные другими  сотрудниками, имеют дело с входящей и исходящей документацией, сортируют просьбы о  встречах или назначениях, а также выполняют различные административные  вспомогательные задачи. 

Организация работы с документами:

прием и первичная обработка входящих документов; предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые; подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем; регистрация входящих документов; организация доставки документов исполнителям; ведение базы данных документов организации; ведение информационно-справочной работы; обработка и отправка исходящих документов;) организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства; контроль исполнения документов в организации.

Организация текущего хранения документов: 

разработка номенклатуры дел организации; проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения; формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения; формирование дел; контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.

Организация обработки дел для последующего хранения:

 проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению; составление внутренней описи дел для особо ценных документов; оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения; оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения; составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения; передача дел в архив организации.

• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• проверка исходящей корреспонденции на предмет соответствия требованиям Инструкции по делопроизводству;
• направление документов на исполнение и рассмотрение работникам;
• контроль сроков исполнения и рассмотрения документов работниками;
• контроль получения оригиналов первичной документации от контрагентов;
• передача первичной документации в бухгалтерию и контроль ее последующего возврата;
• отправка и получение корреспонденции в почтовых отделениях (предоставляется такси);
• ведение архива в соответствии с инструкцией по делопроизводству и действующим законодательством.

Ведение документации, также с использованием электронных систем документооборота. Прием входящей корреспонденции с ее последующей регистрацией. Подготовка отчетных документов, справок, а также служебных писем. Ведение учета входящей, а также исходящей корреспонденции. Систематизация и хранение архивных документов. 

ведение кадровой документации;

работа с трудовыми книжками;

работа в системе барс онлайн;

ведение и сопровождение в ПФР

Ведение делопроизводства

Ведение делопроизводства

вести учет, проверять, регистрировать и распределять входящую и исходящую документацию;

отправлять исполненную документацию по адресатам

контролировать сохранность проходящей служебной документации

вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам

вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск

• осуществлять работу по регистрации, учету и передачи в соответствующие структурные подразделения Управления входящих, исходящих и документов общего пользования;
• осуществлять организацию приема посетителей, обратившихся в Управление в пределах компетенции;
• принимать телефонные звонки, поступающие в Управление;
• организовать телефонные переговоры руководителя, заместителей руководителя, запись в их отсутствие полученной информации и доведение ее содержания до их сведения;
• в установленном порядке оформлять проекты резолюций в системе электронного документооборота на входящие и внутренние документы;
• обеспечивать получение корреспонденции, заказных писем, телеграмм;
• передавать и получать информацию по различным каналам связи (факс, электронная почта), своевременно доводит до сведения руководства полученную информацию;
• готовить и передавать документы для дальнейшей передачи на госхранение в «Национальный архив Республики Татарстан» и др.