Делопроизводитель должен знать:
- нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения Учреждения;
- основные положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в Учреждении;
- структуру Учреждения и его подразделений;
- современные информационные технологии работы с документами;
- правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
- правила организации и формы контроля исполнения документов в Учреждении;
- правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
- правила документационного обеспечения деятельности Учреждения;
- виды документов, их назначение;
- правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
- правила создания и ведения баз данных служебных документов в Учреждении;
- системы электронного документооборота;
- правила и сроки отправки исходящих документов;
- виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления; правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;
- порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел;
- правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
- правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
- критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
- порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
- правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии, акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
- правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения;
- правила составления описи дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативными методическими документами;
- правила передачи дел в архив Учреждения.
- основы трудового законодательства;
- правила внутреннего трудового распорядка, охраны труда и пожарной безопасности.
Обязанности делопроизводителя:
3.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
3.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
3.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
3.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
3.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
3.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
3.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
3.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
3.9. Соблюдает требования пожарной безопасности, стандартов, норм и правил, утвержденных в установленном порядке, а также соблюдать и поддерживать противопожарный режим.
Выполнение обязанностей, согласно должностной инструкции
Введение делопроизводства в полном объеме
Регистрация входящей и исходящей информации; регистрация приказов по основной деятельности.
Ведение делопроизводства
Должностные обязанности уточняются при встрече с работодателем
Делопроизводство
работа с документацией
Список профессий